Έχει τύχει να καταχωρήσετε λάθος τρόπο πληρωμής σε μια παραγγελία; Είναι κάτι που μπορεί να συμβεί, ειδικά σε ώρες αιχμής ή όταν εξυπηρετείτε πολλούς πελάτες ταυτόχρονα. Αν ολοκληρώσατε μια παραγγελία ως “Μετρητά” ή κάποιο άλλο τρόπο πληρωμής, ενώ ο πελάτης εν τέλει πλήρωσε με “Κάρτα” ή το αντίστροφο, παρακάτω θα βρείτε τι ισχύει και ποια είναι η ενδεδειγμένη διαδικασία για να το διορθώσετε.
Μπορείτε να αλλάξετε τρόπο πληρωμής σε ήδη πληρωμένη παραγγελία;
Αυτή τη στιγμή, στο Butler δεν υπάρχει η δυνατότητα να αλλάξετε τον τρόπο πληρωμής απευθείας σε μια παραγγελία που έχει ήδη πληρωθεί και έχει εκδοθεί το σχετικό παραστατικό. Δηλαδή, αν η συναλλαγή έχει ολοκληρωθεί ως “Μετρητά”, δεν υπάρχει επιλογή να τη μετατρέψετε σε “Κάρτα” ή αντίστροφα.
Υπάρχει κάποια εξαίρεση;
Ναι, υπάρχει! Αν προσπαθήσετε να πληρώσετε με κάρτα και η συναλλαγή αποτύχει (π.χ. σφάλμα POS ή πρόβλημα με την κάρτα), τότε το σύστημα σας επιτρέπει να προσπαθήσετε ξανά με άλλη κάρτα ή με διαφορετικό τρόπο πληρωμής (π.χ. μετρητά). Αυτό ισχύει επειδή η παραγγελία δεν έχει ολοκληρωθεί λογιστικά.
Αντίστοιχα, αν κάποια συναλλαγή μέσω κάρτας έχει μέινει σε κατάσταση "Αναμένεται Πληρωμή" για οποιοδήποτε λόγο προβλήματος επικοινωνίας με το τερματικό, πατώντας "Force Αποτυχία" (σε όποιο χρήστη δίνεται αυτή η δυνατότητα μέσω του αντίστοιχου δικαιώματος) δηλώνετε χειροκίνητα αποτυχία συναλλαγής και μπορείτε να την πληρωθείτε εκ νέου.
Προσοχή: Αν όμως έχετε ήδη καταχωρήσει πληρωμή με “Μετρητά” ή άλλον τρόπο εκτός "Κάρτας", το σύστημα δεν επιτρέπει να αλλάξετε τον τρόπο πληρωμής στη συγκεκριμένη παραγγελία.
Ποια είναι η λύση;
Αν έχετε καταχωρήσει πληρωμή με λάθος τρόπο θα χρειαστεί να ακυρώσετε την παραγγελία και να την καταχωρήσετε εκ νέου. Επομένως ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:
Εντοπίστε την παραγγελία την οποία θέλετε να "διορθώσετε"
Πρώτα, θα πρέπει να βρείτε την παραγγελία που καταχωρήθηκε με τον λανθασμένο τρόπο πληρωμής. Μπορείτε να την αναζητήσετε σε μία από τις παρακάτω ενότητες του Butler Panel:
"Ιστορικό Παραγγελιών": Μεταβείτε σε αυτή την ενότητα (συνήθως από το κύριο μενού) για μια πλήρη λίστα όλων των παραγγελιών. Χρησιμοποιήστε τα φίλτρα ημερομηνίας για να περιορίσετε την αναζήτηση εάν χρειάζεται.
"Ιστορικό Τραπεζιού": Εάν η παραγγελία αφορούσε συγκεκριμένο τραπέζι και θυμάστε ποιο ήταν, μπορείτε να μεταβείτε στην ενότητα "Τραπέζια", να επιλέξετε το τραπέζι και να δείτε το ιστορικό του.
"Συναλλαγές": Εάν έχετε κάποια πληροφορία για τη συναλλαγή (π.χ., το ποσό ή την κατά προσέγγιση ώρα), μπορείτε να μεταβείτε στην καρτέλα "Συναλλαγές" και να εντοπίσετε την αντίστοιχη παραγγελία από εκεί.
Άνοιγμα και Ακύρωση της Συγκεκριμένης Παραγγελίας
Αφού εντοπίσετε την παραγγελία στη λίστα (σε οποιαδήποτε από τις παραπάνω ενότητες):
Κάντε κλικ πάνω στην παραγγελία (ή σε σχετικό εικονίδιο (i) για να ανοίξετε την καρτέλα με τις "Λεπτομέρειες Παραγγελίας" της.
Μέσα στο παράθυρο των λεπτομερειών της παραγγελίας, εντοπίστε το κουμπί "Ακύρωση". Αυτό το κουμπί βρίσκεται σε ευδιάκριτο σημείο, στο πάνω μέρος του παραθύρου ή δίπλα στην ένδειξη της "Κατάστασης Παραγγελίας".
Πατήστε το κουμπί "Ακύρωση ". Θα σας εμφανιστεί ένα νέο παράθυερο με μήνυμα επιβεβαίωσης, όπου θα πρέπει να επιβεβαιώσετε την ενέργειά σας πατώντας το κουμπί "Εκτέλεση"
Αυτόματες Ενέργειες του Συστήματος μετά την Ακύρωση:
Μόλις επιβεβαιώσετε την ακύρωση, το σύστημα Butler θα εκτελέσει αυτόματα τις ακόλουθες ενέργειες, διασφαλίζοντας σωστή στατιστική και λογιστική καταγραφή:
Θα ακυρώσει το αρχικό παραστατικό (π.χ., την απόδειξη λιανικής) που είχε εκδοθεί κατά την αρχική, λανθασμένη πληρωμή.
Θα εκδώσει ένα πιστωτικό παραστατικό για την αξία της ακυρωθείσας παραγγελίας.
Ως αποτέλεσμα αυτών των ενεργειών, η συγκεκριμένη παραγγελία δεν θα προσμετράται πλέον στον τζίρο της επιχείρησής σας.
Εκ νέου Καταχώρηση της Παραγγελίας με τον Ορθό Τρόπο Πληρωμής:
Τώρα που η παραγγελία και η συναλλαγή έχει πλήρως ακυρωθεί από το σύστημα:
Προχωρήστε στη δημιουργία μιας εντελώς νέας παραγγελίας με τα ίδια ακριβώς προϊόντα και ποσότητες που είχε η αρχική.
Κατά το στάδιο της ολοκλήρωσης και πληρωμής αυτής της νέας παραγγελίας, δώστε ιδιαίτερη προσοχή και επιλέξτε τον σωστό τρόπο πληρωμής (π.χ., "Κάρτα", εάν αυτός ήταν ο επιθυμητός τρόπος εξ αρχής).
Ολοκληρώστε τη διαδικασία έκδοσης του νέου, σωστού παραστατικού (σε περίπτωση που αυτή δεν γίνεται αυτόματα)
Με αυτόν τον τρόπο διασφαλίζεται η ορθή αποτύπωση των συναλλαγών σας, η συμφωνία του ταμείου και η σωστή έκδοση παραστατικών, ώστε να αποφεύγονται λογιστικά προβλήματα.