Προσπαθείτε να εκδώσετε ένα τιμολόγιο μέσω του συστήματος Butler και ξαφνικά εμφανίζεται στην οθόνη σας το μήνυμα: "Απαιτούνται ειδικοί κωδικοί αναζήτησης επιχειρήσεων για την έκδοση τιμολογίων." με κόκκινα γράμματα; Μην ανησυχείτε!
Αυτό είναι ένα συνηθισμένο ζήτημα που σχετίζεται με την αρχική παραμετροποίηση του συστήματος για την επιχείρησή σας και μπορεί να επιλυθεί εύκολα.
Αυτό το άρθρο θα σας εξηγήσει τι ακριβώς σημαίνει αυτό το μήνυμα και ποια βήματα πρέπει να ακολουθήσετε για να ενεργοποιήσετε την πλήρη λειτουργία έκδοσης τιμολογίων.
Τι σημαίνει αυτό το μήνυμα σφάλματος;
Το μήνυμα "Απαιτούνται ειδικοί κωδικοί αναζήτησης επιχειρήσεων για την έκδοση τιμολογίων." υποδεικνύει ότι στο σύστημα Butler της επιχείρησής σας δεν έχουν καταχωρηθεί ακόμα οι απαραίτητοι "κλειδάριθμοι" που του επιτρέπουν να αντλεί αυτόματα τα στοιχεία άλλων επιχειρήσεων (π.χ., επωνυμία, διεύθυνση, ΔΟΥ) από το επίσημο κρατικό μητρώο της ΑΑΔΕ, χρησιμοποιώντας μόνο τον ΑΦΜ τους.
Αυτοί οι "κλειδάριθμοι" ονομάζονται επίσημα "Ειδικοί Κωδικοί Αναζήτησης Μητρώου Επιχειρήσεων". Χωρίς αυτούς, το Butler δεν μπορεί να ολοκληρώσει την αυτόματη συμπλήρωση των στοιχείων του πελάτη σας στο τιμολόγιο, γι' αυτό και εμφανίζει το προειδοποιητικό μήνυμα.
Γιατί εμφανίζεται τώρα αυτό το μήνυμα;
Ο πιο συνηθισμένος λόγος που εμφανίζεται αυτό το μήνυμα είναι ότι:
Οι "Ειδικοί Κωδικοί Αναζήτησης Μητρώου Επιχειρήσεων" της επιχείρησής σας δεν παραδόθηκαν στον Account Manager σας στην Butler κατά την αρχική εγκατάσταση και παραμετροποίηση του συστήματος.
Ή, ακόμα κι αν παραδόθηκαν, ενδέχεται να εκκρεμεί η καταχώρησή τους στο σύστημά σας από την πλευρά της Butler.
Τι πρέπει να κάνω για να το διορθώσω;
Η διαδικασία για την επίλυση είναι απλή:
1. Επικοινωνία με τον λογιστή σας.
Επικοινωνήστε με τον λογιστή που διαχειρίζεται τα φορολογικά της επιχείρησής σας. Ζητήστε του συγκεκριμένα τους "Ειδικούς Κωδικούς Αναζήτησης Μητρώου Επιχειρήσεων" που έχουν εκδοθεί για την επιχείρησή σας. Ο λογιστής σας θα γνωρίζει για τι πρόκειται και πώς να τους ανακτήσει αν δεν τους έχει ήδη διαθέσιμους.
2. Αποστολή των κωδικών στην Butler.
Μόλις λάβετε αυτούς τους κωδικούς από τον λογιστή σας, προωθήστε τους άμεσα στον Account Manager με τον οποίο επικοινωνείτε στην Butler ή στο κεντρικό email υποστήριξης της εταιρείας.
3. Καταχώρηση από την ομάδα της Butler.
Η ομάδα της Butler θα παραλάβει τους κωδικούς και θα τους καταχωρήσει στο σύστημα που αντιστοιχεί στο κατάστημά σας.
4. Επιβεβαίωση και δοκιμή.
Θα ενημερωθείτε από τον Account Manager σας ή κάποιον άλλον εκπρόσωπο από το λογιστήριο της Butler. μόλις η καταχώρηση ολοκληρωθεί.
Μετά την επιβεβαίωση, προσπαθήστε ξανά να εκδώσετε ένα τιμολόγιο για να βεβαιωθείτε ότι το πρόβλημα έχει επιλυθεί και το μήνυμα δεν εμφανίζεται πλέον.
Τι κάνω μέχρι να λυθεί το πρόβλημα αν χρειάζομαι αμεσα παραστατικό για τον πελάτη;
Η άμεση έκδοση παραστατικού με κάθε πληρωμή είναι υποχρεωτική εκ του νόμου. Εάν συναντήσετε το παραπάνω μήνυμα σφάλματος και δεν μπορείτε να περιμένετε την ολοκλήρωση της διαδικασίας καταχώρησης των κωδικών:
1. Εκδώστε κανονικά μια Απόδειξη Λιανικής Πώλησης (ΑΛΠ) στον πελάτη σας για τη συναλλαγή.
2. Ενημερώστε τον πελάτη ότι το τιμολόγιο θα εκδοθεί και θα του αποσταλεί μεταγενέστερα (μεταχρονολογημένα).
3. Μόλις οι "Ειδικοί Κωδικοί" καταχωρηθούν στο σύστημά, μπορείτε να εκδώσετε κανονικά το τιμολόγιο και να το αποστείλετε ηλεκτρονικά στον πελάτη μέσω του Butler.